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Mieteingang prüfen: So behältst du den Überblick, wer gezahlt hat

Bei einer Wohnung fällt es sofort auf, wenn die Miete fehlt. Bei drei Wohnungen nicht mehr – da kommen im Monat fünf, sechs Buchungen von Mietern, Kautionen, Rückzahlungen, und ob die 720 € von Familie Weber für Juli oder für August waren, weiß nach zwei Wochen niemand mehr. Wer Mieteingänge nicht jeden Monat prüft, merkt einen Rückstand erst, wenn er groß geworden ist.

Warum jeden Monat und nicht einmal im Quartal

Ein Rückstand wächst still. Der Mieter, der im März 200 € zu wenig überweist, macht das im April vielleicht wieder – und im Juni sind es 600 €, über die noch niemand gesprochen hat. Je länger das dauert, desto schwerer wird die Aufholung für den Mieter und desto unangenehmer das Gespräch für dich.

Dazu kommt die rechtliche Seite. Die Miete ist spätestens am dritten Werktag des Monats fällig (§ 556b BGB). Weil der Termin nach dem Kalender feststeht, kommt der Mieter ohne Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Und erreicht der Rückstand zwei Monatsmieten, ist eine fristlose Kündigung möglich (§ 543 BGB). Diese Schwelle solltest du kennen, bevor sie erreicht ist – nicht, um sofort zu kündigen, sondern um rechtzeitig zu reagieren.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Kontoumsätze exportieren. Jedes Online-Banking bietet einen Export, meist unter „Umsätze" oder „Kontoauszug". Die maschinenlesbaren Formate heißen CAMT.053, MT940 oder CSV; wenn es das nicht gibt, reicht der PDF-Kontoauszug. Einmal im Monat, nach dem dritten Werktag, ist ein guter Rhythmus.
2. Zahlungen den Mietern zuordnen. Drei Merkmale helfen: der Name des Kontoinhabers, der Verwendungszweck und die IBAN. Zahlt jemand vom Konto des Partners oder mit dem Verwendungszweck „Überweisung", bleibt nur die IBAN – merke sie dir beim ersten Mal.
3. Teil- und Sammelzahlungen erkennen. 650 € statt 720 € ist eine Teilzahlung, und der Rest von 70 € ist offen. 1.440 € von einem Mieter, der 720 € schuldet, sind meist zwei Monate auf einmal – oder die Miete zweier Wohnungen, wenn ein Ehepaar zwei Einheiten mietet. Ordne jede Zahlung dem Monat zu, den sie tatsächlich deckt, nicht dem Monat, in dem sie kam.
4. Rückstände sofort sehen. Am Ende steht für jeden Mieter ein Soll (die vereinbarte Miete) und ein Ist (was eingegangen ist). Die Differenz ist der Rückstand, und sie sollte jeden Monat null sein.

Der Dauerauftrag – die einfachste Vorbeugung

Die meisten Rückstände sind kein böser Wille, sondern Vergessen, Kontowechsel oder ein Dauerauftrag, der beim Bankwechsel nicht mitgenommen wurde. Empfiehl deinem Mieter beim Einzug einen Dauerauftrag zum 1. des Monats, mit einem festen Verwendungszweck wie „Miete Musterstraße 12, Wohnung 3". Vorschreiben kannst du ihn nicht, aber die meisten Mieter richten ihn gern ein, wenn du danach fragst – für sie ist es ebenso bequem wie für dich.

Mahnen: freundlich, schriftlich, mit Frist

Fehlt eine Zahlung, ist der erste Schritt keine Mahnung, sondern ein Blick in den Kontoauszug und ein kurzer Anruf. Erstaunlich oft ist das Geld da – nur mit anderem Absender oder unter falschem Verwendungszweck. Bleibt es aus, schreibst du.

Ein gutes Mahnschreiben nennt drei Dinge: den Betrag, den Zeitraum, für den er fehlt, und eine Zahlungsfrist von zehn bis vierzehn Tagen. Es droht nicht mit Kündigung und wirft nichts vor. „Für Juli fehlen 720 €. Bitte überweise den Betrag bis zum 25. Juli. Falls die Zahlung schon unterwegs ist, betrachte dieses Schreiben als erledigt." Das reicht.

Verzugszinsen darfst du berechnen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, taggenau ab dem Tag nach der Fälligkeit (§ 288 BGB). Bei einem angenommenen Basiszinssatz von 2 % sind das 7 % im Jahr; auf 720 €, die zwei Monate zu spät kommen, rund 8 €. Nicht jeder Vermieter will diesen Betrag ansetzen, und bei einem Mieter, der sonst zuverlässig zahlt, ist Verzicht oft die klügere Entscheidung. Ab der zweiten Mahnung lohnt es sich trotzdem, die Zinsen auszuweisen – der konkrete Betrag zeigt, dass du die Sache ernst nimmst.

Wann anwaltliche Hilfe dazugehört

Spätestens, wenn der Rückstand zwei Monatsmieten erreicht oder der Mieter auf zwei Mahnungen nicht reagiert. Ab hier geht es um Fristen und Formulierungen, bei denen ein Fehler die ganze Kündigung kostet. Auch eine Ratenvereinbarung solltest du schriftlich festhalten, bevor du sie mündlich zusagst – ein Mietrechtsanwalt oder ein Haus-&-Grund-Verein liefert dafür die passende Vorlage.

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• Mietrückstand: was Vermieter tun können
• Kaution zurückzahlen: Fristen und zulässige Abzüge
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Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wann in deinem Fall gekündigt werden kann, hängt an Umständen, die kein Text kennt – spätestens vor einer Kündigung gehört das in die Hände eines Mietrechtsanwalts.