Ratgeber /

Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel

Solange derselbe Mieter das ganze Jahr in der Wohnung wohnt, ist die Abrechnung Fleißarbeit. Zieht er im September aus und der Nachfolger im November ein, wird sie zur Rechenaufgabe – und genau hier gehen die meisten selbstgebauten Excel-Tabellen kaputt. Nicht weil die Regeln kompliziert wären, sondern weil sie für verschiedene Kostenarten unterschiedlich sind.

Zwei Arten von Kosten, zwei Rechenwege

Der entscheidende Unterschied ist, ob eine Kostenart von der Zeit abhängt oder vom Verbrauch.

Zeitabhängige Kosten laufen weiter, egal ob jemand da ist: Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister, Müllabfuhr, Gartenpflege, Allgemeinstrom. Sie werden nach der Wohndauer aufgeteilt – wer 200 von 365 Tagen da war, zahlt 200/365 des auf die Wohnung entfallenden Anteils.

Verbrauchsabhängige Kosten entstehen durch Nutzung: Heizung, Warmwasser, oft auch Kaltwasser, wenn Zähler vorhanden sind. Hier hilft die Wohndauer nicht weiter – wer im Winter auszieht, hat mehr geheizt als jemand, der im Sommer dieselbe Zeitspanne dort gewohnt hat. Diese Kosten müssen abgelesen werden.

Die Zwischenablesung beim Auszug

Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung eine Ablesung zum Zeitpunkt des Nutzerwechsels vor. Praktisch beauftragst du dafür deinen Messdienstleister – Techem, Ista, Brunata oder wer bei dir die Geräte betreut. Das kostet je nach Anbieter zwischen 60 und 150 Euro und lässt sich, anders als die reguläre Ablesung, nicht auf den Mieter umlegen.

Vergisst du die Zwischenablesung, wird es unangenehm. Dann muss geschätzt werden, und die Schätzung nach § 9a der Heizkostenverordnung greift auf Vergleichswerte zurück – vergleichbare Räume im selben Zeitraum oder derselbe Raum in einem früheren Zeitraum. Beide Mieter können eine so entstandene Abrechnung anzweifeln.

Am einfachsten koppelst du die Ablesung an die Wohnungsübergabe: Termin beim Messdienst gleich mitbestellen, wenn die Kündigung eingeht.

Tagesgenau oder monatsweise?

Für die zeitabhängigen Kosten wird nach Tagen gerechnet. Manche Vermieter runden auf volle Monate – das ist einfacher, aber angreifbar, sobald der Mieter nachrechnet. Bei einem Auszug am 15. März stehen zweieinhalb Monate zur Debatte, und der Unterschied zwischen zwei und drei Monaten kann bei größeren Posten dreistellig werden.

Ein Beispiel mit der Grundsteuer von 365 € im Jahr:

Zwischen den beiden Rundungen liegen gut 30 Euro – bei einer einzigen Kostenart. Über eine ganze Abrechnung summiert sich das, und zwar in eine Richtung, die dir jemand vorrechnen kann.

Der Tag des Wechsels gehört einem

Kleinigkeit, aber sie sorgt für Rückfragen: Endet ein Mietverhältnis am 31. März und beginnt das nächste am 1. April, ist die Sache klar. Zieht der Nachmieter am selben Tag ein, an dem der Vormieter auszieht, rechnet man den Tag üblicherweise dem ausziehenden Mieter zu – er hatte die Wohnung an diesem Tag noch. Wichtig ist vor allem, dass du den Tag nicht doppelt berechnest. Die Summe beider Zeiträume muss exakt die Zahl der Tage im Abrechnungszeitraum ergeben.

Wer zahlt den Leerstand?

Du. Die zwei Monate zwischen Auszug und Neuvermietung sind dein unternehmerisches Risiko, nicht das deiner Mieter. Für diese Zeit anfallende Betriebskosten trägst du selbst – du kannst sie weder auf den ausgezogenen noch auf den neuen Mieter verteilen.

Das gehört auch so in die Abrechnung. Wenn dort ausgewiesen ist, dass von 365 € Grundsteuer 73 € auf einen Leerstand entfallen und vom Vermieter getragen werden, ist das nachvollziehbar. Wenn die 365 € wortlos auf zwei Mieter verteilt werden, zahlt einer für eine Zeit, in der er nicht dort gewohnt hat – und das fällt spätestens beim Nachrechnen auf.

Zwei Abrechnungen, zwei Fristen

Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung, und für jede gilt die Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB separat – gerechnet ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Auszug. Für das Kalenderjahr 2025 haben also beide bis zum 31. Dezember 2026 Zeit, auch der, der schon im März ausgezogen ist.

Achte darauf, dass du die neue Anschrift des ausgezogenen Mieters hast. Eine Abrechnung, die an die alte Wohnung geht, ist nicht zugegangen, und die Frist läuft trotzdem weiter. Frag am besten schon bei der Wohnungsübergabe danach.

Die Kaution ist kein Sicherheitsnetz

Du darfst einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, bis die Nebenkostenabrechnung vorliegt – aber nur den Teil, mit dem realistisch zu rechnen ist, nicht die gesamte Summe. Als Anhaltspunkt dient meist die Nachzahlung des Vorjahres. Sobald die Abrechnung steht, muss der Rest zurück.

Weiterlesen

• Nebenkostenabrechnung erstellen: die Anleitung
• Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind
• Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen

Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über einzelne Positionen hilft ein Mietrechtsanwalt oder ein Haus-&-Grund-Verein weiter.