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Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter

Eine Betriebskostenabrechnung ist kein Hexenwerk, aber sie hat ein paar formale Fallstricke. Wer sie kennt, kommt in ein bis zwei Stunden durch – und muss keine Angst vor Rückfragen haben. Diese Anleitung geht die fünf Schritte durch und nennt die Fehler, an denen Abrechnungen typischerweise scheitern.

1. Die Fristen kennen

Zwei Zeiträume sind wichtig und werden oft verwechselt:

• Abrechnungszeitraum: höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026.

Versäumst du die Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben musst du dem Mieter trotzdem auszahlen – die Frist schützt nur ihn, nicht dich.

2. Belege sammeln und trennen

Umlagefähig sind nur die Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Das sind diese siebzehn Arten:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung (Abwasser)
• Heizung
• Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung
• Müllabfuhr
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hauswart
• Gemeinschaftsantenne / Kabel
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Nicht umlagefähig sind dagegen Reparaturen und Instandhaltung, Verwaltungskosten, Bankgebühren, Kosten für Leerstandswohnungen und – bei Eigentumswohnungen – die Instandhaltungsrücklage aus der Hausgeldabrechnung. Diese Posten gehören nicht in die Umlage, dürfen aber zur Transparenz ausgewiesen werden.

3. Den richtigen Umlageschlüssel wählen

Steht im Mietvertrag ein Schlüssel, gilt dieser. Fehlt eine Regelung, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Üblich sind:

• Wohnfläche: Der Standard, passt für Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege.
• Personenzahl: Sinnvoll bei Müll und Wasser, wenn keine Zähler vorhanden sind.
• Einheiten: Zu gleichen Teilen je Wohnung, etwa bei Kabelanschluss.
• Verbrauch: Nach Zählerständen, zwingend bei Heizung und Warmwasser.

Bei Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Üblich sind 70 Prozent. Rechnest du komplett nach Fläche ab, darf der Mieter den Betrag um 15 Prozent kürzen. Seit 2023 kommt bei Gas- und Ölheizungen die CO₂-Kostenaufteilung hinzu.

4. Bei Mieterwechsel tagesgenau rechnen

Zieht jemand mitten im Jahr ein oder aus, bekommt er nur den Anteil für seine Tage. Die häufigste Fehlerquelle ist hier das Runden auf ganze Monate. Ebenso wichtig: Für Zeiten, in denen die Wohnung leer stand, trägst du als Vermieter die Kosten – sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

5. Pflichtangaben ins Schreiben

Eine formell korrekte Abrechnung enthält immer:

• die Gesamtkosten je Kostenart
• den angewandten Umlageschlüssel
• den daraus errechneten Anteil des Mieters
• die geleisteten Vorauszahlungen
• das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung angreifbar. Der Mieter hat außerdem das Recht, die Originalbelege einzusehen.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Frist verpasst – die Nachzahlung ist dann verloren.
2. Reparaturen oder Verwaltungskosten mit umgelegt.
3. Leerstand auf die verbleibenden Mieter verteilt.
4. Bei Mieterwechsel auf ganze Monate gerundet.
5. CO₂-Kosten seit 2023 nicht aufgeteilt.

Stand: August 2026. Dieser Ratgeber gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechtsberatung.