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Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind

Die Betriebskostenverordnung geht von einem einfachen Gedanken aus: Der Mieter zahlt, was durch das Wohnen entsteht. Der Vermieter zahlt, was die Substanz des Gebäudes betrifft. An dieser Linie entlang lässt sich fast jeder Zweifelsfall entscheiden – auch die, die unten nicht aufgeführt sind.

Was nie umlagefähig ist

Verwaltungskosten

Die Vergütung der Hausverwaltung, dein eigener Aufwand für die Verwaltung, Kontoführungsgebühren, Porto, Steuerberatung für die Mieteinnahmen. § 1 Abs. 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Auch dann, wenn im Mietvertrag etwas anderes steht – eine solche Klausel ist unwirksam.

Instandhaltung und Instandsetzung

Alles, was etwas repariert, ersetzt oder erneuert. Die neue Heizungsanlage, der gestrichene Hausflur, die reparierte Gegensprechanlage, das gedichtete Dach. Auch die Instandhaltungsrücklage einer Eigentümergemeinschaft gehört hierher – sie ist Vorsorge für genau diese Kosten.

Leerstandskosten

Steht eine Wohnung im Haus leer, entfallen die anteiligen Kosten auf dich. Sie dürfen nicht auf die verbliebenen Mieter umgelegt werden – weder anteilig noch verdeckt über einen angepassten Verteilerschlüssel.

Kosten, die nur einen einzelnen Mieter betreffen

Der Schlüsseldienst für eine ausgesperrte Person, die Reparatur nach einem selbstverschuldeten Rohrbruch: Das rechnest du direkt mit dem Verursacher ab, nicht über die Nebenkostenabrechnung.

Die Grenze zwischen Wartung und Reparatur

Hier liegt der häufigste Streitpunkt. Die Faustregel:

Wartung hält etwas Funktionierendes funktionsfähig, fällt regelmäßig an und ist umlagefähig. Instandsetzung stellt etwas Kaputtes wieder her und ist es nicht.

Ein Wartungsvertrag, der Reparaturen mit abdeckt, ist ein Zwitter. Umlegen darfst du nur den Wartungsanteil. Steht im Vertrag keine Aufteilung, musst du beim Anbieter nachfragen oder schätzen – und die Schätzung erklären können.

Grenzfälle, die regelmäßig für Streit sorgen

Rauchmelder

Kauf und Einbau: nicht umlagefähig, das ist Anschaffung. Die jährliche Prüfung: umlagefähig. Miete für die Geräte: umstritten, viele Gerichte lassen sie nicht zu, weil sie wirtschaftlich der Anschaffung entspricht.

Gartenpflege

Rasenmähen, Hecken schneiden, Laub räumen – laufende Pflege, also umlagefähig. Einen neuen Baum pflanzen oder die Terrasse anlegen ist eine Investition und bleibt bei dir.

Baumfällung

Uneinheitlich. Muss ein kranker Baum entfernt werden, sehen manche Gerichte das als Teil der laufenden Gartenpflege, andere als einmalige Maßnahme. Wer sicher gehen will, legt die Kosten nicht um.

Kabelanschluss

Umlagefähig, wenn der Mietvertrag ihn nennt. Seit dem Wegfall des Nebenkostenprivilegs Mitte 2024 lohnt hier ein Blick in den Vertrag: Alte pauschale Klauseln tragen nicht mehr in jedem Fall.

Versicherungen

Gebäude-, Haftpflicht- und Elementarschadenversicherung sind umlagefähig. Eine Rechtsschutzversicherung für Mietstreitigkeiten oder eine Mietausfallversicherung nicht – die schützen dich, nicht das Wohnen.

Nennen statt weglassen

Nicht umlagefähige Posten aus der Abrechnung zu streichen ist möglich, aber nicht die bessere Lösung. Führe sie auf und kennzeichne sie als nicht umlagefähig. Das hat zwei Vorteile: Dein Mieter sieht, dass die Position bekannt und bewusst nicht verteilt wurde – das nimmt Rückfragen den Wind aus den Segeln. Und wenn er die Belege einsieht, findet er dort keine Positionen, die in deiner Abrechnung fehlen.

Was passiert, wenn du dich vertust?

Eine einzelne falsch umgelegte Position macht die Abrechnung nicht insgesamt unwirksam. Sie ist inhaltlich falsch, und der Mieter kann den Betrag herausverlangen – rückwirkend, in der Regel für die letzten drei Jahre. Formell unwirksam wird eine Abrechnung erst, wenn eine der vier Pflichtangaben fehlt: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils, Abzug der Vorauszahlungen.

Praktisch heißt das: Ein Fehler ist ärgerlich, aber reparabel. Er kostet dich Geld und Vertrauen, nicht die ganze Abrechnung.

Weiterlesen

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Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über einzelne Positionen hilft ein Mietrechtsanwalt oder ein Haus-&-Grund-Verein weiter.