Nicht umlagefähige Nebenkosten: die Liste mit Grenzfällen

Die Betriebskostenverordnung geht von einem einfachen Gedanken aus: Der Mieter zahlt, was durch das Wohnen entsteht. Der Vermieter zahlt, was die Substanz des Gebäudes betrifft. An dieser Linie entlang lässt sich fast jeder Zweifelsfall entscheiden – auch die, die unten nicht aufgeführt sind.

Kurz gesagt: Nicht umlagefähig sind Verwaltung (auch die Hausverwaltung), Reparaturen und Instandhaltung (auch die Dachwartung), Rücklagen, Finanzierung, Leerstand, Anschaffungen sowie Bank-, Rechts- und Beratungskosten. Umlagefähig sind nur die laufenden Betriebskosten aus § 2 der Betriebskostenverordnung – und nur, wenn dein Mietvertrag die Umlage vereinbart.

Die Liste auf einen Blick

Nicht umlagefähig	Beispiele
Verwaltung	Hausverwaltung, WEG-Verwalter, eigener Zeitaufwand, Porto, Kontoführung
Instandhaltung	Reparaturen, Dachwartung, Malerarbeiten im Treppenhaus, Austausch von Geräten
Rücklagen	Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) der Eigentümergemeinschaft
Finanzierung	Darlehenszinsen, Tilgung, Kreditgebühren, Bausparbeiträge
Anschaffung	Rauchmelder kaufen, neue Mülltonnen, Erstbepflanzung
Rechts- und Beratungskosten	Anwalt, Gericht, Steuerberatung, Gutachter
Leerstand	Anteil leer stehender Wohnungen
Versicherungen für dich	Mietausfall-, Rechtsschutzversicherung

Was nie umlagefähig ist

Verwaltungskosten

Die Vergütung der Hausverwaltung, dein eigener Aufwand für die Verwaltung, Kontoführungsgebühren, Porto, Steuerberatung für die Mieteinnahmen. § 1 Abs. 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Auch dann, wenn im Mietvertrag etwas anderes steht – eine solche Klausel ist unwirksam.

Sind Hausverwaltungskosten umlagefähig?

Nein – das ist die Frage, die am häufigsten gestellt wird, und die Antwort ist eindeutig. Auch wenn du eine Hausverwaltung beauftragst, zahlst du sie selbst. Das gilt genauso für die Verwaltervergütung in der Hausgeldabrechnung, wenn du eine Eigentumswohnung vermietest. Vorsicht bei Rechnungen eines Hausmeisterdienstes: Hausmeisterkosten sind umlagefähig, aber nur für Reinigung, Pflege und Kontrolle. Übernimmt der Hausmeister Verwaltungsaufgaben oder Reparaturen, musst du diesen Anteil herausrechnen.

Instandhaltung und Instandsetzung

Alles, was etwas repariert, ersetzt oder erneuert. Die neue Heizungsanlage, der gestrichene Hausflur, die reparierte Gegensprechanlage, das gedichtete Dach. Auch die Instandhaltungsrücklage einer Eigentümergemeinschaft gehört hierher – sie ist Vorsorge für genau diese Kosten.

Leerstandskosten

Steht eine Wohnung im Haus leer, entfallen die anteiligen Kosten auf dich. Sie dürfen nicht auf die verbliebenen Mieter umgelegt werden – weder anteilig noch verdeckt über einen angepassten Verteilerschlüssel.

Kosten, die nur einen einzelnen Mieter betreffen

Der Schlüsseldienst für eine ausgesperrte Person, die Reparatur nach einem selbstverschuldeten Rohrbruch: Das rechnest du direkt mit dem Verursacher ab, nicht über die Nebenkostenabrechnung.

Die Grenze zwischen Wartung und Reparatur

Hier liegt der häufigste Streitpunkt. Die Faustregel:

Wartung hält etwas Funktionierendes funktionsfähig, fällt regelmäßig an und ist umlagefähig. Instandsetzung stellt etwas Kaputtes wieder her und ist es nicht.

Umlagefähig	Nicht umlagefähig
Jährliche Wartung der Heizung	Austausch des Brenners
Regelmäßige Aufzugsprüfung	Neue Aufzugsteuerung
Prüfung der Rauchmelder	Erstanschaffung der Rauchmelder
Dachrinnenreinigung	Reparatur der Dachrinne
Schornsteinfeger (Kehrung)	Sanierung des Schornsteins

Dachwartung, Dachrinnenreinigung und Dachreparatur

Am Dach zeigt sich die Grenze besonders deutlich. Die Dachwartung – ein Dachdecker prüft den Zustand und befestigt verrutschte Ziegel – dient dem Erhalt des Gebäudes und ist nicht umlagefähig. Die Dachrinnenreinigung dagegen kann umlagefähig sein: wenn sie regelmäßig anfällt und dein Mietvertrag sie ausdrücklich als sonstige Betriebskosten nennt (BGH, Urteil vom 7. April 2004, VIII ZR 167/03). Eine einmalige Reinigung, um eine Verstopfung zu beseitigen, ist wieder Instandhaltung. Prüfe deshalb, was auf der Rechnung steht: Heißt es nur „Dachwartung“, aber es wurden die Rinnen gereinigt, lass dir das vom Handwerker getrennt ausweisen.

Ein Wartungsvertrag, der Reparaturen mit abdeckt, ist ein Zwitter. Umlegen darfst du nur den Wartungsanteil. Steht im Vertrag keine Aufteilung, musst du beim Anbieter nachfragen oder schätzen – und die Schätzung erklären können.

Grenzfälle, die regelmäßig für Streit sorgen

Rauchmelder

Kauf und Einbau: nicht umlagefähig, das ist Anschaffung. Die jährliche Prüfung: umlagefähig. Miete für die Geräte: nicht umlagefähig, denn sie ersetzt wirtschaftlich den Kauf (BGH, Urteil vom 11. Mai 2022, VIII ZR 379/20).

Gartenpflege

Rasenmähen, Hecken schneiden, Laub räumen – laufende Pflege, also umlagefähig. Einen neuen Baum pflanzen oder die Terrasse anlegen ist eine Investition und bleibt bei dir.

Baumfällung

Uneinheitlich. Muss ein kranker Baum entfernt werden, sehen manche Gerichte das als Teil der laufenden Gartenpflege, andere als einmalige Maßnahme. Wer sicher gehen will, legt die Kosten nicht um.

Kabelanschluss

Seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr: Mit dem Ende des Nebenkostenprivilegs dürfen die laufenden Gebühren für Kabelfernsehen nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden, auch wenn der Mietvertrag sie nennt. Umlagefähig bleiben der Betriebsstrom einer Gemeinschaftsantenne oder Verteilanlage und, bei einem neu gebauten Glasfasernetz im Haus, unter Bedingungen ein gedeckeltes Bereitstellungsentgelt.

Versicherungen

Gebäude-, Haftpflicht- und Elementarschadenversicherung sind umlagefähig. Eine Rechtsschutzversicherung für Mietstreitigkeiten oder eine Mietausfallversicherung nicht – die schützen dich, nicht das Wohnen.

Nennen statt weglassen

Nicht umlagefähige Posten aus der Abrechnung zu streichen ist möglich, aber nicht die bessere Lösung. Führe sie auf und kennzeichne sie als nicht umlagefähig. Das hat zwei Vorteile: Dein Mieter sieht, dass die Position bekannt und bewusst nicht verteilt wurde – das nimmt Rückfragen den Wind aus den Segeln. Und wenn er die Belege einsieht, findet er dort keine Positionen, die in deiner Abrechnung fehlen.

Was passiert, wenn du dich vertust?

Eine einzelne falsch umgelegte Position macht die Abrechnung nicht insgesamt unwirksam. Sie ist inhaltlich falsch, und der Mieter kann den Betrag herausverlangen – rückwirkend, in der Regel für die letzten drei Jahre. Formell unwirksam wird eine Abrechnung erst, wenn eine der vier Pflichtangaben fehlt: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils, Abzug der Vorauszahlungen.

Praktisch heißt das: Ein Fehler ist ärgerlich, aber reparabel. Er kostet dich Geld und Vertrauen, nicht die ganze Abrechnung.

Häufige Fragen

Sind Hausverwaltungskosten umlagefähig?

Nein, nicht bei Wohnraum. § 1 Abs. 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus – die Vergütung einer Hausverwaltung ebenso wie die Verwaltervergütung aus der Hausgeldabrechnung einer Eigentümergemeinschaft. Eine Klausel im Mietvertrag, die etwas anderes sagt, ist unwirksam. Nur bei Gewerbemietverträgen können Verwaltungskosten vereinbart werden.

Ist die Wartung des Dachs umlagefähig?

In aller Regel nicht. Eine Dachwartung prüft den Zustand und beseitigt kleine Schäden, etwa verrutschte Ziegel – das dient dem Erhalt des Gebäudes und gehört zur Instandhaltung. Umlagefähig kann dagegen die regelmäßige Reinigung der Dachrinnen sein, wenn sie im Mietvertrag als sonstige Betriebskosten genannt ist.

Ist die Dachrinnenreinigung umlagefähig?

Ja, wenn sie regelmäßig anfällt und im Mietvertrag ausdrücklich als sonstige Betriebskosten vereinbart ist (BGH, Urteil vom 7. April 2004, VIII ZR 167/03). Eine einmalige Reinigung, etwa um eine Verstopfung zu beseitigen, ist Instandhaltung und bleibt beim Vermieter.

Welche Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?

Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Rücklagen, Kosten leer stehender Wohnungen, Finanzierungskosten wie Darlehenszinsen, Anschaffungen sowie Bank-, Rechts- und Beratungskosten. Umlegen darfst du nur die laufenden Betriebskosten aus § 2 der Betriebskostenverordnung – und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart.

Sind Kabelgebühren noch umlagefähig?

Nein. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen die laufenden Gebühren für Kabelfernsehen nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden. Umlagefähig bleiben der Betriebsstrom einer Gemeinschaftsantenne oder Verteilanlage und, bei einem neuen Glasfasernetz im Haus, unter Bedingungen ein gedeckeltes Bereitstellungsentgelt.

Nicht Umlagefähiges automatisch aussortieren

Vermieterklar erkennt beim Einlesen deiner Belege, welche Positionen nicht umlagefähig sind, und markiert sie. Sie erscheinen transparent im Abrechnungsschreiben, werden aber nicht auf deine Mieter verteilt.

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Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über einzelne Positionen hilft ein Mietrechtsanwalt oder ein Haus-&-Grund-Verein weiter.