Ratgeber /

Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt einmal im Jahr Post von der Hausverwaltung: die Hausgeldabrechnung. Und steht dann vor der Frage, was davon eigentlich beim Mieter landen darf. Die kurze Antwort: ein großer Teil, aber längst nicht alles. Die Posten, die drin bleiben müssen, sind ausgerechnet die teuersten.

Hausgeld und Nebenkosten sind nicht dasselbe

Das Hausgeld ist das, was du als Eigentümer an die Eigentümergemeinschaft zahlst. Es deckt alles ab, was am Gebäude anfällt – auch Dinge, die mit dem Mietverhältnis nichts zu tun haben. Die Nebenkosten sind das, was du an deinen Mieter weitergeben darfst. Diese zweite Menge ist kleiner, und sie ist gesetzlich definiert: In § 2 der Betriebskostenverordnung stehen siebzehn Kostenarten, und was dort nicht steht, ist grundsätzlich nicht umlagefähig.

Praktisch heißt das: Du kannst die Hausgeldabrechnung nicht als Ganzes weiterreichen. Du musst sie aufteilen.

Was in der Regel umlagefähig ist

Die meisten laufenden Posten einer Hausgeldabrechnung finden sich im Katalog der Betriebskostenverordnung wieder:

• Heizung und Warmwasser (mit Sonderregeln, dazu unten mehr)
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung
• Hausmeister oder Hauswart
• Allgemeinstrom im Treppenhaus, Beleuchtung
• Aufzug – Betrieb und Wartung, nicht Reparatur
• Müllabfuhr, Straßenreinigung, Schneeräumung
• Gartenpflege
• Schornsteinfeger
• Kabelanschluss, sofern der Mietvertrag ihn nennt

Was draußen bleiben muss

Drei Posten tauchen auf fast jeder Hausgeldabrechnung auf, und alle drei sind tabu. § 1 Abs. 2 der Betriebskostenverordnung nimmt sie ausdrücklich aus:

Die Verwaltervergütung

Was die Hausverwaltung für ihre Arbeit bekommt, ist deine Sache als Eigentümer. Je nach Größe der Anlage sind das schnell 250 bis 400 Euro im Jahr für eine einzelne Wohnung. Das ist die häufigste Position, die Vermieter versehentlich mit umlegen.

Die Instandhaltungsrücklage

Diese Position ist gedanklich am schwersten zu akzeptieren, weil sie oft der größte Einzelposten ist. Die Rücklage ist Sparen für künftige Reparaturen an deinem Eigentum – sie erhält den Wert deiner Wohnung, nicht die Wohnqualität deines Mieters. Sie bleibt bei dir, auch dann, wenn sie im selben Jahr für eine Dachsanierung aufgebraucht wird.

Reparaturen und Instandsetzungen

Der neue Kellerabgang, die reparierte Gegensprechanlage, die Aufzugsteuerung, die getauscht werden musste: alles nicht umlagefähig. Hier lohnt ein genauer Blick, denn die Grenze zur umlagefähigen Wartung ist schmal. Wartung hält etwas funktionsfähig und fällt regelmäßig an – die kannst du umlegen. Reparatur stellt etwas wieder her, das kaputt war – die nicht. Die jährliche Aufzugsprüfung ist umlagefähig, der Austausch der Tür nicht.

Ein Rechenbeispiel

Eine Hausgeldabrechnung über 4.099,20 € für eine vermietete Wohnung, sortiert nach dem, was geht, und dem, was nicht:

Von 4.099,20 € bleiben 1.099,20 € bei dir – gut ein Viertel. Wer das nicht trennt, fordert vom Mieter Geld, auf das er keinen Anspruch hat. Fällt es auf, muss der Betrag zurück, und die Abrechnung ist angreifbar.

Heizung und Warmwasser sind ein Sonderfall

Viele Hausverwaltungen weisen Heizung und Warmwasser als eine einzige Position aus. Für die Weitergabe an den Mieter reicht das nicht: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent dieser Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch verteilt werden müssen – der Rest nach Wohnfläche. Dafür brauchst du die Ablesewerte der Heizkostenverteiler, die deiner Hausgeldabrechnung meist als eigene Anlage beiliegen.

Fehlt sie, fordere sie bei der Verwaltung an. Eine Heizkostenabrechnung rein nach Quadratmetern kann der Mieter um 15 Prozent kürzen.

Was du an deinen Mieter weitergibst

Deine Abrechnung ist nicht die Hausgeldabrechnung mit Streichungen. Sie ist ein eigenes Schreiben, und es braucht vier Angaben: die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils deines Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam – selbst wenn jede Zahl stimmt.

Die Hausgeldabrechnung selbst musst du nicht mitschicken. Dein Mieter darf sie aber einsehen, wenn er danach fragt. Heb sie also auf.

Und die Frist

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 BGB. Für das Kalenderjahr 2025 heißt das: Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter angekommen sein, nicht nur abgeschickt. Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.

Das wird für Eigentumswohnungen leicht knapp, weil du auf die Hausverwaltung angewiesen bist. Kommt deren Abrechnung erst im November, hast du noch sechs Wochen. Die Frist verlängert sich dadurch nicht – dass du auf einen Dritten warten musstest, gilt in aller Regel nicht als Entschuldigung.

Weiterlesen

• Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind
• Nebenkostenabrechnung erstellen: die Anleitung
• CO₂-Kosten aufteilen: dein Anteil als Vermieter

Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über einzelne Positionen hilft ein Mietrechtsanwalt oder ein Haus-&-Grund-Verein weiter.