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Eigentumswohnung vermieten: Was aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter darf

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, erstellt seine Nebenkostenabrechnung nicht aus eigenen Rechnungen, sondern aus einem einzigen Dokument: der Jahresabrechnung der Hausverwaltung. Sie ist dein wichtigster Beleg – und gleichzeitig die häufigste Fehlerquelle, weil sie mehr enthält, als dein Mieter je bezahlen muss.

Zwei Spalten, eine zählt

Die Hausgeldabrechnung zeigt jede Kostenart zweimal: einmal als Gesamtkosten der Eigentümergemeinschaft und einmal als Anteil deiner Wohnung, verteilt nach Miteigentumsanteilen, Wohnfläche oder Verbrauch. Für die Abrechnung mit deinem Mieter zählt nur die zweite Spalte. Steht bei der Gebäudeversicherung 3.840 € für das ganze Haus und 312 € für deine Wohnung, dann sind 312 € der Betrag, den du weiterverteilst.

In deiner Nebenkostenabrechnung nennst du diesen Anteil als Kosten der Wohnung, dazu den Schlüssel, nach dem die Verwaltung ihn ermittelt hat. Die Gesamtkosten der ganzen Anlage musst du nach überwiegender Rechtsprechung nicht abschreiben; wer sie trotzdem nennt, macht nichts falsch. Die Hausgeldabrechnung selbst darf dein Mieter auf Nachfrage einsehen – heb sie also auf.

Was du weitergeben darfst

Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: Der Mietvertrag muss die Umlage der Nebenkosten vereinbaren, und die Kostenart muss im gesetzlichen Katalog stehen (§ 556 BGB, § 2 BetrKV). Aus einer typischen Hausgeldabrechnung erfüllen das in der Regel:

• Hausmeister oder Hauswart
• Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Heizung und Warmwasser – meist nicht in der Hausgeldabrechnung selbst, sondern in der getrennten Abrechnung des Messdienstes, die den Verbrauch deiner Wohnung ausweist
• Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller und Außenbeleuchtung
• Gartenpflege
• Aufzug – Betrieb, Strom, Wartung und Prüfung
• Wartung der Rauchmelder – umstritten, in vielen Regionen von den Gerichten anerkannt, wenn der Mietvertrag sie nennt oder eine Öffnungsklausel für neue Kostenarten enthält

Was bei dir bleibt

Die folgenden Posten stehen auf fast jeder Hausgeldabrechnung, und keiner davon darf auf den Mieter:

• Verwaltungskosten. Die Vergütung der Hausverwaltung ist dein Aufwand als Eigentümer, gleich wie hoch sie ausfällt.
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Das ist Sparen für künftige Reparaturen an deinem Eigentum – auch wenn es der größte Einzelposten ist.
• Bankgebühren für das Gemeinschaftskonto. Kleine Beträge, aber Verwaltungsaufwand.
• Reparaturen und Instandhaltung. Der ausgetauschte Aufzugsmotor, die neue Haustür, die reparierte Klingelanlage. Die Grenze zur umlagefähigen Wartung verläuft dort, wo etwas Kaputtes wieder in Ordnung gebracht wird.
• Miete oder Anschaffung der Rauchmelder. Hier ist die Rechtsprechung uneinheitlich; die Mehrheit der Gerichte sieht darin eine Anschaffung, keine laufende Betriebskost. Im Zweifel bleibt der Posten bei dir.
• Dein Anteil an den CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser. Seit 2023 wird er nach dem Energieverbrauch des Gebäudes zwischen dir und deinem Mieter aufgeteilt (CO₂KostAufG). Der Messdienst weist ihn meist bereits aus.

Ein Zahlenbeispiel: Deine Hausgeldabrechnung weist für die Wohnung 3.600 € aus. Darin stecken 330 € Verwaltung, 720 € Rücklage, 140 € für eine Reparatur der Gegensprechanlage und 24 € Bankgebühren. Auf den Mieter dürfen 2.386 € – gut ein Drittel bleibt bei dir, noch bevor du die Heizkosten aus der Abrechnung des Messdienstes hinzunimmst.

Eigentümerwechsel im Jahr

Hast du die Wohnung im Laufe des Jahres gekauft, teilt die Verwaltung die Jahresabrechnung häufig in zwei Zeiträume: bis zum Wechsel und ab dem Wechsel. Für deine Nebenkostenabrechnung zählt nur dein eigener Zeitraum. Tut sie das nicht, teilst du die laufenden Kosten selbst nach Tagen auf: Bei Kauf zum 1. Mai entfallen 245 von 365 Tagen auf dich.

Verbrauchskosten lassen sich so nicht teilen. Für Heizung und Wasser brauchst du eine Zwischenablesung zum Tag des Wechsels – oder du übernimmst die Aufteilung, die der Messdienst vorgenommen hat, wenn er vom Wechsel wusste.

Die Frist läuft, auch wenn die Verwaltung spät ist

Deine Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungsjahres zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026. Danach ist eine Nachzahlung verloren; ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.

Dass die Hausgeldabrechnung erst im November kam, entschuldigt die Verspätung in der Regel nicht. Die Gerichte erwarten, dass du auf die Verwaltung einwirkst. Praktisch heißt das: Liegt die Abrechnung im Sommer noch nicht vor, mahne sie schriftlich an und bewahre das Schreiben auf. Kommt sie trotzdem nicht rechtzeitig, rechne mit den Werten des Vorjahres ab, kennzeichne die Abrechnung als vorläufig und behalte dir die Korrektur ausdrücklich vor. Ob eine solche Abrechnung die Frist in jedem Fall wahrt, ist nicht abschließend geklärt – sie ist aber deutlich besser als gar keine, und mit dem Mahnschreiben in der Hand stehst du im Streit erheblich stärker da.

Weiterlesen

• Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen – mit Beispieltabelle
• Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind
• CO₂-Kosten aufteilen: dein Anteil als Vermieter

Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob ein einzelner Posten umlagefähig ist, hängt am Mietvertrag und an der Rechtsprechung deiner Region – im Streitfall hilft ein Mietrechtsanwalt oder ein Haus-&-Grund-Verein weiter.